廃棄物コラム

内部監査で、廃棄物の委託先をどう確認しているか聞かれて、答えに詰まったことはないでしょうか。

許可証の写しを差し替えているだけで、実質は何も確認できていない。そう感じている方は、少なくないと思います。

パソコンやサーバーを廃棄したときも、同じことが起きます。管理台帳の記録と、実際の処分の記録がつながっていない。

監査で聞かれたときに説明の材料になるのは、次の3つです。

1. 1. 委託先の処理施設を、実際に見た記録
2. 2. 処理の伝票の控えと、自社の置場の状態
3. 3. 情報機器の管理台帳と、処分の記録のつながり

認証を取っていない会社でも、同じように役に立ちます。

目次

1. 1. 委託先の施設を、実際に見た記録
2. 2. 伝票の控えと、置場の状態
3. 3. 情報機器の台帳と、処分の記録
4. 4. まとめ

1. 委託先の施設を、実際に見た記録

許可証の写しは、その会社が許可を持っていることを示す書類です。施設の中がどうなっているかまでは、写しからは分かりません。

確かめるには、委託先の処理施設に足を運んで、自分の目で見るのがいちばん確かです。

ご希望があれば、当社が視察に同行します。お時間がない場合は、視察の代行も承っております。

代行のときは、見てきた点の写真と記録に、施設の許可の写しを添えて、報告書にしてお渡しします。

どういう許可を持つ施設を、どういう目で見てきたかが1冊にまとまるので、監査で説明するときの材料になります。

同じお客様に、13年間、毎年、中間処理施設の視察の記録をお渡ししてきました。

施設の見方は、こちらの記事でご紹介しています。

処理業者を価格だけで選んでいませんか｜委託先の処理施設を確認するという方法

2. 伝票の控えと、置場の状態

監査では、自社の足元も見られます。処理の伝票の控えがそろって保存されているか。廃棄物置場が、分けて置かれた状態になっているか。

委託先が変わった、担当者が代わった、拠点が増えた。こうしたときに、記録の残し方がいつの間にか曖昧になっていることがあります。

当社では、いまの状態を一緒に確認し、業務に合った記録の残し方と管理の仕方をご提案します。

3. 情報機器の台帳と、処分の記録

パソコンやサーバー、記録媒体を廃棄するとき、情報漏えいを防ぐのは当然の前提です。

そのうえで、「いつ、何を、どのように処分したか」という記録が、管理台帳の記載と結びついているかが見られます。

ここがつながっていれば、監査で聞かれたときに、すぐに説明できます。

社内規程や監査で記録が必要な場合は、ご依頼の前にお知らせください。記録の残し方も、あわせてご相談いただけます。

機密書類やハードディスクの処分については、こちらの記事でご紹介しています。

機密書類を委託したあと｜当社の書類が通っている処理の3工程

ハードディスクを処分する前に｜情報漏えいを防ぐデータ消去・処理方法とは

4. まとめ

• ・監査で説明の材料になるのは、委託先の施設を見た記録、伝票の控えと置場の状態、情報機器の台帳と処分の記録の3つです。
• ・委託先の施設の視察は、当社が同行することも、代行することもできます。代行のときは、写真と記録に許可の写しを添えた報告書をお渡しします。
• ・記録の残し方は、業務に合った形を一緒に考えます。
• ・進め方や費用については、状況をうかがったうえで、より良いプランをご案内します。

いま運用しているISOで、廃棄物管理や情報機器の廃棄について気になる点があれば、次の3点を分かる範囲でお知らせください。

1. 1. 環境（14001）と情報セキュリティ（27001）のどちらのISOを運用しているか（どちらでもない場合も、そのままで構いません）
2. 2. いま気になっている場面（内部監査で指摘された、委託先の評価の記録が薄い、情報機器の廃棄の記録がない、など）
3. 3. 対象になりそうな廃棄物・情報機器（分かる範囲で）

お問い合わせフォームから、そのままお送りいただけます。

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